領収書、請求書、納品書の電子保管 個人事業主にはまだハードルが高かった

こんにちは、はるママ(@harumama0119)です。

2018年5月より、フリーランスとなりました。委託契約を受けた仕事が本格的にスタートします。

個人事業主となるため、いろいろと準備が必要です。

税務署で開業届を出し、青色申告申請書を出し。

健康保険を国民健康保険に切り替えもしなければいけません。

そんな時、


へぇー

こんな記事をみつけたので、ついでに調べてみることに。

フリーランスの領収書保管 どうすればいいの?

税法で領収書、請求書、納品書などの経費関連の証明書類については保管が義務付けられています。

契約書。なんかも、収入の根拠になるものなので保管しておいたほうが良いですね。

仕事に関係がありそうなもの。そして、数字が載っているもの。は全て保管と覚えてください。

これらはどんな時に必要になるのかというと、

主に、税務署の監査です。

保管期間

個人は7年。法人は10年。

保管方法

基本は紙。(整理の仕方について、規定はありません)

電子帳簿保存法に記載の要件を満たせば電子保管が可能です。

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは、1998年に制定。国税関係帳簿書類の全部又は一部を、電子データで保存することを認めた法律です。

2005年 改正

紙媒体をスキャンして保存することが可能に

MEMO
しかし、要件が細かく、実現にはたくさんの経費がかかるという問題が。なので、ほとんど普及しませんでした。

2015年 改正

  • 電子化対象は「3万円」まで。という基準が廃止された。
  • 電子署名は不要に。タイムスタンプのみの要件となる。

2016年 改正

  • デジカメ、スマホでのスキャンがOKに。

電子保管、予想以上にハードル高かった

 

開業申請のついでに電子保管の申告も完了してしまおう!

とルンルンで向かった私。

しかし!

そんなに簡単でもなかった!

っていうか、私が導入するのは難しいんじゃ??

ハードル1:事前申請が必要

電子保存を適用する場合には、電子保存を始める日の3ヶ月前の日までに、所轄税務署長等に対して以下の書類を提出する必要があります。

国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請書(PDF/371KB)

国税庁HPより

とてもとても、わかりづらい書類。

説明もあるのですが、説明で書いてあることを理解するのが難しい。

ハードル2:スキャン機械の要件クリア

スキャンする機械はなんでもOKなわけではありません。以下のような要件あり。

  • 解像度は200dpi以上
  • 階調はフルカラー256階調以上
  • 解像度、階調、書類の大きさの記録要
  • 4ポイントの文字が視認できること

これが自分のスマホで撮影した場合満たせるのかどうか?とか?

全然、よくわかりません。

ハードル3:タイムスタンプをつけるシステムの導入

そもそも、タイムスタンプってなに?

っていうはなしです。

タイムスタンプとは

ある時刻にその電子データが存在していたことと、それ以降改ざんされていないことを証明する技術。タイムスタンプに記載されている情報とオリジナルの電子データから得られる情報を比較することで、タイムスタンプの付された時刻から改ざんされていないことを確実かつ簡単に確認することができます。

タイムビジネス認定センターより

あー、ブロックチェーン的な?

え?これ、個人で導入しろと?

クラウド会計freeeをご利用の方はこちらが便利です

freee

高い高いハードルを低くしてくれた!!

  • 申請書類の作成用テンプレート用意
  • スキャナは推奨アプリを使えばOK
  • タイムスタンプ付与対応
注意
ご利用には、年39800円のプレミアムプランへの加入が条件となります。また、おひとりでお仕事をされている方は税理士のチェックが必須です。

もともとクラウド会計freeeの有料プランに加入していた筆者。

freeeで電子保管できるってなんとなく見たことがあったので、

「領収書をスマホでカシャっと撮影して、freeeで保管しておけば、電子保管OKなんでしょ?」

って、簡単に考えてました。

が、最後のハードル。プレミアムプランの追加料金。そして税理士報酬。

個人事業でこの追加料金払って紙を電子化するメリットあるのかな?

そうなんです。

結局、この疑問にぶつかり、私は断念しました。

皆さんはどうしますか?

 

もうこの電子化の時代。

小学校でタブレット教育をしているのに、いつまでも法律が紙から離れることができないなんて、遅れてるな。と感じます。

そして普及させたいのか普及をとどまらせたいのかよくわからない。この制度。

なんとかしたいものですね。

 

2 Comments

さくっちょ

こんにちは。
こんなに面倒なものなんですね。
しかも、規定が細かい。
電子化は便利になるためだと思っていましたが
むしろ手間がかかるんですね。
これは電子化をあきらめる人、多いと思います。
勉強になりました。ありがとうございます

hiro

こんにちは^^
ランキングから来ましたhiroです!
私も個人事業主目指していますが、
中々、準備も大変そうですね^^;
Webを上手く利用して
効率良い方法での保管が望ましいですよね!
今後の飛躍期待しております⤴
またお邪魔させて頂きます!
応援ポチして帰ります!

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